Agenda를 셋팅하고 준비한 후에 미팅하라 

재택근무를 하면서 가장 불편한 부분으로 회의를 꼽습니다. 이 때에는 주로 conference call등을 활용해서 하는 경우가 많습니다. 얼굴을 보면서 할 수도 있고, 목소리만 들으면서 할 수도 있습니다. 중요한 것은 보느냐, 듣느냐의 차이가 아니라 얼마나 준비된 회의인가가 하는 것입니다. 사실, 커뮤니케이션 할 때 말이 차지하는 비주은 굉장히 작습니다. 미국의 캘러포니아 대학 사회학자 알버트 메러비안교수가 조사한 바에 의하면, 메시지 전달에서 말이 차지하는 비중이 7%, 목소리인 음조, 억양, 크기 등이 38%, 비언어적인 태도가 55%에 달한다고 합니다. 그런데, 비대면 상황, 특히 전화로 하는 conference call의 경우 비언어적 태도는 0%이기 때문에 상대적으로 말이하는 차지 하는 비중이 높아집니다. 따라서, 준비된 말을 해야 합니다. 재택근무로 conference call을 하려면 반드시 아젠다를 미리 셋팅해야 합니다. 1시간 회의에 5명이 참석했다면, 각자 1시간이지만 회사는 5시간을 쓴 셈이니까요.

그리고, 회의에 와서 생각해 보는 것이 아니라 그 아젠다에 대해서 각자 어떻게 생각하는지를 미리 고민해야 합니다. 사실 이렇게 정해진 agenda를 미리 고민해서 오는 것이 회의의 기본 룰임에도 불구하고 업무하느라 바빠서 미처 생각을 못한 채로 회의에 참석합니다. 그런데, 일단 회의에 참석하다 보면 자연스럽게 해결책이 찾아지는 경우가 종종 있습니다. 이런 경험들이 누적되다보면 ‘그래. 회의란 같이 고민하는 자리이지!’하고 오해하는 경우가 많습니다.

대면해서 회의할 때에는 이렇게 해도 그룹 다이나믹스가 자연스럽게 형성되어 별반 문제가 되지 않습니다. 하지만, 재택근무 시 conference call로는 이런 그룹 다이나믹스를 기대하기가 어렵습니다. 상대방의 말을 온전히 이해하는 데 많은 에너지를 쏟아야 하기 때문입니다.

그룹 다이나믹스가 필요하다면 대면 회의를 하라   

재택근무를 하면 자연스럽게 불필요한 회의는 줄어들게 되어있습니다. 예전에는 준비안 된 회의도 억지로 강행할 수 있었지만, 재택근무 conference call은 각자 미리 준비해 오지 않으면 회의 진행자체가 불가능합니다. 대신, 그룹 다이나믹스가 꼭 필요한 회의는 재택보다는 대면해서 직접 만나서 하는 것이 좋습니다.

크리베이트에서도 그룹 다이나믹스가 필요한 회의만큼은 직접 대면해서 진행합니다. 조직이 함께 깊이 있는 문제를 고민하기 위해서 함께 모이는 것이 매우 중요합니다. 앞서 깊은 사고를 할 때에는 시간을 뭉쳐서 써야 한다고 했었습니다. 조직의 회의도 마찬가지입니다. 깊은 고민을 하는 회의는 1-2시간이 아니라 반나절, 하루 종일 회의만 하는 것도 좋은 방법입니다.

세상에 쓸모없는 회의는 없습니다. 단 비효율적인 회의는 분명히 있습니다. 재택근무는 회의를 최소화시킬 뿐만 아니라 있는 회의를 효율적으로 만든다는 장점이 있습니다. 아젠다를 미리 셋팅하고 미리 준비해오는 회의의 필요성은 모두가 공감하지만 실제 사무실에서는 잘 동작하지 않았다면, 이참에 재택근무로 회의 문화를 한 번 바꿔보는 것은 어떨까요?