[재택근무 혁신] 재택근무로 보고를 잘 하려면? – 보고 전략편

I Think-Because-For example-So로 보고하라

지시를 한 다음에는 보고를 해야 될 차례입니다. 그런데, 지시 할 때와 마찬가지로 업무를 보고할 때도 마법의 프레임이 있습니다. 바로 I Think-Because-For example-So가 그것입니다.

만약, ‘경쟁사 상황 알아보고 우리는 어떻게 대응 했으면 좋겠는지 의견을 말해 보라’라는 지시 사항이 있다고 가정해 봅시다. 열심히 리서치를 해서, 경쟁사에서 뭐하고 있는지만 주저리 주저리 이야기 한다면 듣고 있는 상사가 답답할까요? 안 답답할까요? 대면 회의라면 바로 면전에 대고 ‘그래서, 결론이 뭐야?’ 이렇게 질문하겠지만 재택근무 상황에서이라면 보지 않고 전달 하기도 전달 받기도 쉽지 않습니다.

이럴 때에는 경제적이고 효율적인 커뮤니케이션이 중요합니다. 먼저 나의 주장부터 이야기하는 것입니다. 내 주장이 전달하고자 하는 메시지의 가장 핵심적인 부분이기 때문에 가장 먼저 전달할 필요가 있습니다.

가장 경제적인 커뮤니케이션 방식

I Think. 그리고 그 다음에 그렇게 생각하게 된 이유인 Because와 이를 지지하는 강력한 예시 For Example, 그래서 결론So는 이렇다. 이런 4단계 전개 방식으로 전개하면 가장 짧은 시간에 가장 정확하게 의사를 전달할 수 있습니다.

예를 들어, 재택근무 장기화에 관해 논의하는 회의라면 이렇게 주장할 수 있겠지요. ‘재택근무를 좀 더 장기화해야 한다고 생각합니다. 왜냐하면, 집합적으로 모이는 일을 나라전체에서 하고 있는데, 우리도 동참해야 되기 때문입니다. 예를 들어, 도서관 같은 공공기관도 폐쇄를 하였고, 학교도 개학을 연기 했습니다. 그래서, 재택근무를 좀 더 장기화 하면 좋겠습니다.’ 만약 이 주장을 ‘도서관도 닫았고, 학교도 개학 연기 했는데, 우리도 재택근무를 좀 더 장기화합시다’ 라고 주장한다면 그냥 수긍할 수도 있겠지만, 우리가 도서관도 학교도 아닌데, 왜 그래야 해? 이런 질문들이 이어질 수 있겠지요.

I Think-Because-For example-So는 맞고, 틀리고를 떠나서 자신의 의견을 공고히 전달할 수 있는 방식 중의 하나입니다. 지금까지 경험한 바로는 이 4단계가 대면, 비대면 상황을 떠나서 가장 효율적이었던 것 같습니다. 효과측면에서는 때에 따라 더 효과적인 방식이 있을 수 있겠지요. 가끔은 논리가 아니라 감성이 더 강력할 때도 있고, 심지어는 말하는 것보다 말하지 않고 침묵하는 것이 더 큰 메시지일 때도 있으니까요. 어쨌든 효과는 모르겠으나, 가장 효율적인 커뮤니케이션인 것만은 분명합니다.

4단계 형식이 쉬워 보이지만, 사실 막상 적용해서 하려다 보면 생각만큼 쉽지가 않습니다.

I think 는 Implication

I Think는 자신의 생각을 의미합니다. 자신의 생각은 그냥 만들어 지는 것이 아니라 어떤 현상에 대해서 자신의 관점을 적용한 해석입니다. 즉 Implication이 바로 I Think에 해당됩니다.

그런데, 생각보다 우리는 자신의 의견을 이야기 기회가 별로 없습니다. 이미 있는 사실을 알려주거나, 전달하거나 하는 업무가 대다수이고 정작 자신의 생각을 이야기 할 기회가 없다 보면 커뮤니케이션 방식에 있어서도 I Think를 먼저 이야기 하지 않습니다. 습관이 안 된 것이지요. 자신의 주장을 먼저 드러내기 보다는 이마 저마해서 그래서 나는 그렇게 생각해!로 이야기 하는 것이 더 일반적입니다.

듣는 사람 입장에서는 사실 어디까지가 팩트이고, 어디까지가 주장인지 주의집중해서 듣지 않으면 헷가리는 경우도 많습니다. 또한, 예시만으로는 근거로 되기도 어렵습니다. 하지만, 같이 대면해서 회의할 때에는 자신의 주장 분분에 비언어적 요소들을 추가하여 주장할 수 있습니다. 제스쳐를 취한다거나 더 강한 어조로 말한다거나 할 수 있겠죠. 그런데, 재택근무와 같이 비대면 상황이나 글로 설명할 때에는 이야기가 좀 달라집니다. 따라서, 결론부터 먼저 이야기하고 왜 이 결론이 나왔는지 설명해야 주의를 집중시킬 수 있습니다.

Because는 Insight

Because는 자신이 그 해석을 하기 전에 근거로 삼은 이유에 해당합니다. 그냥 단순한 정보가 바로 근거가 되지는 않습니다. 그러한, 정보를 모으고 모아서 공통적으로 나타나는 패턴, 경향성 등을 모아 근거로 삼을 수 있을 것입니다. 따라서, Because는 이유 why인 동시에 다른 말로는 Insight입니다. 즉, I Think가 Implication이었다면, Because는 그 Implication을 도출하기 위한 근거인 Insight입니다.

인사이트란 모은 정보들을 꿰뚫는 것을 의미합니다. 정보를 꿰뚫을려면 추상화된 수준으로 끌어올려서 생각해야 됩니다. 당연히, Because는 쉽지 않습니다. 하지만, Because 단계가 없는 I Think는 혼자 외치는 구호일뿐 주장으로서 힘을 받기도 어렵습니다. 따라서, I Think과 Because는 Implication과 Insight의 관계로 이야기의 가장 핵심적인 엑기스라고 할 수 있습니다.

For Example은 Image

For Example은 사례들입니다. 다양한 정보에서 오는 경우도 있고, 현실세계에 없다면 아이디어들을 나열할 수도 있을 것입니다. 조금 더 구체적인 사례를 통해 사람들은 머리속에서 좀 더 쉽게 그림을 그리고 이해를 할 수도 있습니다. 머릿 속에서 구체적으로 그릴 수 있도록 Image를 주는 것이지요.

만약, 여러 가지 사례들을 조사했더라도 핵심 사례 몇 가지로 요약해서 이야기하는 것이 더 좋습니다. 너무 많은 정보는 머릿 속을 헷갈리게 하니까요.

So 는 Impact

마지막으로 So는 일종의 수미상관입니다. 시작과 끝을 반복함으로써 강조하는 전략입니다. 혹은 So 단계에서 그래서, 이걸 할 것이다. 저걸 할 것이다. 앞으로의 계획을 이야기할 수도 있습니다. 한마디로 Impact를 주는 것이지요.

앞서 살펴본 재택근무 사례를 다시 예시로 든다면, ‘그래서, 좀 더 장기화 하면 좋겠습니다.’ 대신 ‘2주 정도 더 연기해 보면 어떨까요?’라고 더 구체적인 계획을 제시할 수도 있습니다. 재택근무는 서로 보이지 않는 상태에서 일하기 때문에 지시도 더 명확하게, 보고도 더 명확해야 합니다. 그러기 위해서는 주장하려는 바, 근거, 예시, 계획이 일목요연하게 정리되어 전달될 필요가 있습니다.

Implication – Insight – Image – Impact를 기억하라

I Think-Because-For example-So에 숨은 의미는 Implication-Insight-Image-Impact입니다. 비대면 상황은 대면 상황보다 여러가지 불편한 점들이 있을 수 있습니다. 그런데, 이러한 불편한 부분들은 현재 일하는 방식을 알아차리게 하는 거울이 될 수도 있습니다. 보고를 훈련하고 싶다면, 재택근무만큼 훌륭한 환경도 없습니다. 재택근무로 더 효과적으로 보고하는 방법을 시도해 보는 것은 어떨까요?

저자 크리베이트

발행일 2020-03-25

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