Q : 코로나로 인해 비대면 회의 및 아이디어 도출을 위한 온라인 퍼실리테이션이 주목되고 있습니다. 오프라인 아이디어 도출도 힘든데 온라인 아이디어 도출은 어떤 식으로 해야 효과적으로 도출 될 수 있을까요?

A: 코로나로 온라인 화상 회의가 보편화가 되었다. 단순히 정보를 전달하는 회의의 경우 온라인 화상 회의는 꽤 쓸만하다. 하지만, 오직 정보전달만을 목적으로 한 회의란 많지 않다. 정보 전달한 바를 토대로 평가를 하거나 아이디어를 내거나 계획을 세우는 등 복합적인 업무를 목적으로 회의를 하다 보면 만족스럽지 못한 경우가 대부분이다.

회의를 진행하는 사람 입장에서는 구성원들의 피드백을 즉각적으로 파악할 수 없어서 답답하고, 회의에 참석하는 입장에서는 도통 집중하기 조차 쉽지 않기 때문이다. 실제로 온라인 화상 회의를 하는 동안 다른 일을 하거나 이메일, 문자를 보내는 등 멀티 태스킹을 하는 경우도 많고, 초인종 소리, 접속 불량으로 인한 음질 문제같은 예상하지 못한 상황이 벌어지기도 한다.

더군다나 오프라인에서 힘든 아이디어 도출 회의를 겪었던 사람들이라면 온라인 아이디어 도출은 더더욱 어렵다고 생각하기 십상이다.  하지만, 오히려 아이디어 도출은 온라인을 제대로만 활용하면 더욱 효과적일 수 있다.

딱 세가지만 기억하자.

첫째, 사람 얼굴보다 집중할 수 있는 협업 툴을 활용하자 

아이디어 도출의 3요소는 환경, 사람, 과정이다. 환경은 특히 물리적 환경보다 심리적 환경이 중요한데, 대면 상황에서는 비웃음, 침묵 등 말로 하지 않는 비언어적 상황을 고스란히 느끼고 이러한 무언의 압박은 아이디어 도출을 어렵게 만든다. 하지만, 비대면 상황에서는 서로의 상태를 즉각적으로 파악할 수 없기 때문에 오히려 이런 점이 장점으로 작동될 수 있다. 따라서, 비대면 상황에서 아이디어를 도출할 때에는 사람들의 얼굴을 쳐다보고 아이디어를 내기 보다는 협업 툴 등을 띄워놓고 실시간으로 내용을 적게 하는 방식이 더욱 효과적이다. 이를 통해 회의에 집중하게 할 수 있음은 물론 사람들의 참여를 효과적으로 이끌 수 있다. 실제로 크리베이트에서는 온라인 아이데이션 시 아이디어오프너라는 툴을 활용해서 아이디어를 도출하게 했을 때 높은 집중도를 보였다.

둘째, 발산과 수렴을 분리시키자.  

물론 온라인 아이데이션 상황에서도 오프라인과 마찬가지로 반드시 지켜져야 하는 전반적인 룰이 있다. 바로 ‘아이디어 내는 것에만 집중하자’ 이다. 이렇게 말하면 너무나 당연한 것으로 생각한다. 그런데 이를 좀 더 어렵게 전문용어로 표현하면 ‘발산과 수렴을 동시에 진행하지 않아야 한다’는 것이다. 아이디어를 내면 꼭 말하기 좋아하는 사람들이 있다. ‘그건 이전에 나왔던 거다.’ ,  ‘다른 곳에서 비슷한 게 있다.’ 본인 딴에는 정보를 준다고 하는 이런 이야기들이지만 아이디어 내는 사람은 그런 것 조차 모르는 바보가 되기 십상이다. 이런 상황에서는 누구라도 ‘가만히 있으면 중간은 간다.’ 라는 무사안위 주의가 될 수 밖에 없다. 따라서, 평가는 나중에 하고 일단 내는 것에만 집중하자. 또, 수렴할 때에는 평가하고 선택하는 것에만 집중하는 것이다. 이렇게 발산과 수렴을 분리시키는 것만으로도 상당히 효과적인 아이디어 회의가 될 수 있다.

셋째, 정교한 사전 설계가 필요하다.

오프라인 회의와 달리 온라인 회의는 참여를 독려하기가 쉽지 않다. 눈을 마주치기도 쉽지 않고 그 사람이 얼마나 집중하고 있는지 확인하기도 쉽지 않다. 온라인 회의에서는 참여와 집중을 위해 정교한 사전 설계가 필요하다. 회의 안건을 미리 정하고, 회의를 통해 도출해야 되는 목표와 결과물을 명확히하는 것은 기본 중의 기본이다. 그 외에도 아이디어 퍼실리테이터가 되기 위해서는 진행, 자극, 제안, 동기부여라는 아이데이션 퍼실리테이션의 4가지를 어떻게 적용할지 미리 사전 계획을 세우는 것이 중요하다.

이제 온라인 화상 회의는 더 이상 임시 방편이 아니다. 우리 조직의 몸에 맞는 온라인 아이디어 화상 회의를 만들어가는 시작점을 만들자.