코로나로 모든 것이 바뀌었다. 재택근무가 일상이 되고, 아이들조차 화상 미팅에 익숙해졌다. 온라인 쇼핑, 온라인 학습, 온라인 전시회 모든 것이 온라인으로 통하는 요즘에도 온라인으로는 도저히 어렵다고 생각하는 것이 있다. 바로 온라인 아이데이션이다. 다른 것은 몰라도 아이데이션만큼은 온라인으로 하기 어렵기 때문에 코로나가 좀 잠잠해지 그 때 모이자며 차일피일 미뤄왔는데, 이렇게 코로나가 지속되는 상황에서 마냥 미룰 수만은 없다. 그렇다면, 오프라인에서도 어려웠던 아이데이션을 어떻게 하면 온라인에서 실행할 수 있을까?

아이데이션은 아이디어를 내는 과정

먼저, 아이데이션이란 무엇일까? 아이데이션(ideation)은 아이디어를 내다라는 의미의 ideate를 명사화한 것이다. 브랜딩이 브랜드를 만드는 작업을 의미하듯이, 아이데이션은 아이디어(idea)라는 명사와 달리 아이디어 내는 과정에 촛점을 맞춘 것이다. 흔히들 아이데이션 과정은 혼자보다 여럿이 함께해야 한다고 생각한다. 하지만 이는 조직이 처한 상황, 분위기와 같은 조직적 맥락에 따라 다르다. 그룹 다이나믹스를 발휘할 수 있는 조직이라면 함께 하는 아이데이션이 시너지가 나겠지만 그렇지 않은 조직에서는 오히려 각자 개인이 혼자서 아이디어를 내는 것이 더 효과적이기도 하다.

아이데이션의 핵심 3요소는 환경, 사람, 과정   

오프라인에서 진행되던 아이데이션을 온라인에서도 가능하게 만들기 위해서는 아이데이션을 이루는 핵심 요소를 알아야 한다. 그래야, 이러한 요소들을 어떻게 온라인화 시킬 것인지 고민할 수 있다. 아이데이션의 핵심 3요소는 환경(environment), 사람(person), 과정(process)이다. 그 중 환경과 사람은 하루 아침에 쉽게 바꿀 수 있는 것이 아니다. 따라서, 조직에서는 과정, 즉 프로세스에 각별히 신경을 써야 한다.

아이데이션 과정의 핵심은 퍼실리테이션과 방법론 

과정은 아이디어를 내는 절차를 의미한다. 아이디어를 도출하는 과정, 즉 프로세스는 다시 아이디어를 도출하는 방법과 이를 원활하게 이끄는 퍼실리테이션이 핵심요소이다.

아이데이션에 꼭 필요한 아이디어 방법론

흔히들 아이디어를 번쩍하고 떠오르는 것이기 때문에 ‘굳이 방법론이 필요한가?’ 하고 반문하는 사람들도 있다. 자유연상을 통해 아이디어를 떠올리는 것이 자연스럽기는 하지만 아이디어를 도출한다는 것은 기존의 가지고 있던 생각과 달리 새로운 생각을 떠올리는 것이기 때문에 강제적이고 인위적인 절차들이 되려 도움이 되는 경우가 많다. 실제로 아이데이션 방법론을 활용했을 때 아이디어의 양과 질에서 더 우수한 결과물을 도출하였다는 연구결과들이 많다.

아이데이션 퍼실리테이션의 4가지 기능

이렇게 아이디어를 도출하는 데에도 방법론을 활용하는 것은 우리에게 익숙하지 않기 때문에 다른 회의보다 특히 아이데이션에서는 퍼실리테이션이 매우 중요하다. 퍼실리테이션은 흔히들 진행, 사회라고 알려져 있지만 단순 진행만을 의미하지는 않는다. 영어로 보통 ‘진행’은 Moderating으로, Facilitating은 ‘촉진’으로 구분하기도 한다. 퍼실리테이션은 집단이 목적한 일을 이루기 위해 목적, 구조, 프로세스, 결과가 있는 즉 집단이 답을 찾아가는 과정으로 최종 결과물로 답을 도출하는 것이 그 무엇보다 중요하다. 이를 위해 퍼실리테이션은 크게 4가지 기능을 수행해야 한다.

진행(Moderating) 

첫째, 진행(Moderating)이다. 이를 위해서는 중간 중간 논의 내용을 정리하는 요약(summarizing)과 우리가 현재 어디에 있고, 앞으로 어디로 갈 것인지 안내(guide)가 중요하다. 오프라인에서는 퍼실리테이터가 요약과 안내로 매끄럽게 진행을 할 수 있다. 오프라인에서는 한 눈에 진행정도와 구성원들의 개입 정도를 파악해 요약과 안내를 할 수 있지만, 온라인에서는 개개인이 직접적인 자신의 상태나 결과물에 대한 피드백을 주지 않고서는 진행정도조차 파악하는 것이 힘들다. 따라서, 요약과 안내도 쉽지 않다.

자극(Stimulating)

둘째, 자극(Stimulating)이다. 사람은 자극이 있으면 반응하게 되어 있다. 대표적인 자극이 질문하는 것이다. 질문을 하면 우리는 자연스럽게 답을 찾으려고 한다. 또한 다양한 예시, 사례들과 같이 입력정보(input)를 주는 것도 일종의 자극이다. 아이데이션도 input이 있어야 이를 연결해 새로운 output을  도출할 수가 있다. 오프라인에서는 퍼실리테이터가 현재 상황에 대한 이해를 갖고 적절한 자극을 준다. 때로는 질문하기도 하고 때로는 예시와 같은 인풋을 주면서 말이다. 그런데, 온라인 상황에서는 개개인의 맥락을 화상으로 파악하기란 쉽지 않기 때문에 Stimulating은 상대적으로 어렵다.

제안(Proposing)

셋째, 제안(proposing)이다. 아이데이션 프로세스에서 중요한 것이 방법론과 퍼실리테이션이라고 하였는데 이 방법론은 한 두개가 아니다. 따라서, 언제 어떤 방법을 쓰는 것이 적절할지 선택해야 한다. 오프라인에서는 퍼실리테이터가 개별 상황을 파악하여 방법이나 과정을 제안할 수 있지만 온라인 상황에서는 이것이 쉽지 않다.

동기부여(Motivating)

넷째, 동기부여(Motivating)이다. 아이데이션도 사람이 하는 활동이기 때문에 모든 활동에는 동기부여가 중요하다. 문제는 이러한 동기부여 수준이 사람마다 제각각이라는 데에 있다. 퍼실리테이터는 개개인별로 차이가 나는 에너지 레벨을 일정수준 끌어올리는 일종의 마법사이다. 이 역시 온라인 상황에서는 개개인 상황을 파악하기가 쉽지 않기 때문에 쉽지 않다.

온라인 아이데이션을 위하여

온라인 퍼실리테이션의 어려움을 정리하면, 개개인이 현재 아이디어 도출을 원활하게 할 수 있도록 제안, 자극해 아이디어 도출 단계별로 어느 정도까지 진행되고 있는지 상황  파악이 어렵다는 것이다. 따라서, 예전에 했었던 아이데이션 방식을 단지 화상회의 툴을 활용해 한다면 별다른 효과가 없을 것이다. 따라서, 온라인 환경을 고려한 아이데이션 도구가 필요하며, 당연히 도구 자체가 온라인으로 되어 있다면 더욱 유용할 것이다. 오프라인처럼 같은 공간에서 같이 느끼고 같이 이야기하고 같이 활동하는 것은 그 맥락을 온전히 공유하는 것으로 온라인에서는 이러한 맥락을 그대로 재현하기 쉽지 않다. 따라서, 온라인 활동을 지원하기 위해서는 오프라인에서의 맥락을 최대한 온라인으로 전환하는 세밀한 설계가 필수적이다.

크리베이트는 온라인 퍼실리테이션을 오래 전부터 고민하여 퍼실리테이션의 4가지 기능과 아이데이션 방법론을 담은 아이디어오프너라는 온라인 도구를 자체개발해 활용해 오고 있다. Moderating 관련해서는 각자 개인적으로 진행 할 수 있도록 단계를 쪼개고 이에 대한 설명을 달고, 개인의 산출물을 과정 중간 중간에 공유할 수 있도록 하였다. 또한, 설명은 가급적 질문 형태로 하고 다양한 혁신 사례들을 배치하여 한 번에 효과적으로 Input을 받아들일 수 있도록 Stimulating 하였다. 또한, 온라인 상에서 Facilitator가 어떤 방법을 선택할지 방법별로 아이디어 엔진이라는 명칭으로 구분해 두었으며, 투표나 댓글 좋아요와 같은 장치를 통해 그룹간 Motivating을 유도하였다. 이러한 온라인 도구를 활용하여 온라인 아이데이션을 실시한 결과 온라인 아이데이션도 오프라인 아이데이션과 유사한 만족도를 보였다.